Tablas
Para almacenar los datos, se crea una tabla para cada tipo de información del que se hace un seguimiento. Los tipos de información podrían incluir información de los clientes, productos y otros detalles. Para reunir los datos procedentes de varias tablas en una consulta, formulario o informe, hay que definir las relaciones entre las tablas.
La información de los clientes que una vez existió en una lista de direcciones, ahora está ubicada en la tabla Clientes.
La información de pedidos que una vez estuvo en una hoja de cálculo, ahora está ubicada en la tabla Pedidos.
Un identificador exclusivo, como un Id. del cliente, distingue un registro de otro dentro de una tabla. Al agregar un campo de identificador exclusivo de una tabla a otra tabla y definir una relación entre los dos campos, Access puede hacer coincidir los registros relacionados de ambas tablas para que pueda reunirlos en un formulario, informe o consulta.Consultas
Una consulta puede ayudarle a recuperar los datos que cumplen las condiciones que especifique, incluidos los datos de varias tablas.
La tabla Clientes tiene información sobre los clientes. La tabla Pedidos tiene información sobre los pedidos de los clientes. Esta consulta recupera el Id. de pedido y los datos de la fecha que se requiere de la tabla Pedidos y el nombre de la compañía y los datos de la ciudad de la tabla Clientes. La consulta sólo devuelve los pedidos que se requerían en abril y sólo para los clientes con sede en Londres.
Consulta de selección
La siguiente figura muestra una consulta que hace una búsqueda en la tabla. A estas consultas se les llama Consulta de selección, encuentra todos los registros que corresponden a la pregunta formulada y los expone una vez que la consulta se haya se haya ejecutado. Algunos aspectos sobre las consultas que pueden resultar de interés para los usuarios son:
El nombre de los campos en la fila Campos, junto con las marcas de activación en la fila Mostrar, le dicen a Access qué campos son los que tiene que mostrar cuando se ejecute la consulta
Formularios
Se puede utilizar un formulario para ver, introducir o cambiar los datos de filas de una en una fácilmente. También se puede utilizar un formulario para realizar otras acciones, como enviar datos a otra aplicación. Los formularios contienen normalmente controles que están vinculados a campos subyacentes de las tablas. Al abrir un formulario, Access recupera los datos de una o más tablas y los muestra en el diseño que haya elegido al crear el formulario. Puede crear un formulario mediante uno de los comandos Formulario de la cinta de opciones, el Asistente para formularios, o crear su propio formulario en la vista Diseño.
Las tablas muestran muchos registros al mismo tiempo, pero es posible que tenga que desplazarse horizontalmente para ver todos los datos de un solo registro. Asimismo, al visualizar una tabla no puede actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo. Los formularios se centran en un registro cada vez y pueden mostrar campos de más de una tabla. También pueden mostrar imágenes y otros objetos. Los formularios pueden tener un botón donde hacer clic para imprimir un informe, abrir otros objetos o realizar otras tareas automatizadas.
Los formularios se pueden hacer con mayor rapidez utilizando la opción de Autoformularios
En columnas: Crea un formulario con un registro por página y los
campos dispuestos en una columna de la forma siguiente:
Tabular: Los campos se disponen en formato tabular, alineados
en filas en vez de en columnas
Hoja de datos: Muestra registros múltiples en la ventana
formulario, al igual que en la ventana Tablas
Informes
Los informes se pueden utilizar para analizar rápidamente los datos o presentarlos de una forma concreta, impresos o en otros formatos. Por ejemplo, puede enviar a un colega un informe que clasifique los datos y calcule los totales. O puede crear un informe con los datos de la dirección en un formato para imprimir etiquetas postales.
Utilizar un informe para crear etiquetas postales. Utilizar un informe para mostrar los totales en un gráfico. Utilizar un informe para mostrar los totales calculados.
Macros
Una macro ejecuta de forma automática uno o más comandos de las bases de datos cuando se lo ordena. Son muy útiles cuando el usuario realice funciones de forma repetida. Tipos de trabajos que se pueden realizar con una macro
Las tablas de Access no se crean como rectángulos de datos aislados, sino como rectángulos relacionados con otros mediante algún un campo (clave). De esta forma se optimiza su gestión y mantenimiento. En el ejemplo anterior se observan datos duplicados (redundancias) que podrían eliminarse de la siguiente manera: cramos tres tablas NOMBRES, CIUDADES Y DEPARTAMENTOS y definimos relaciones entre ellas. El gráfico siguiente representa el resultado:
La tablas de Access forman una estructura relacional en la que ninguna tabla se encuentra aislada y en la que se pueden incorporar nuevas tablas con nuevos datos de forma coherente. Access representa las tablas con un rectángulo en el aparece el nombre de la tabla y dentro todos los nombres de los campos que posee la tabla. Los nombres de campos que aparen en negrita son claves principales mediante las cuales se definen las relaciones.
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